安徽 上海 浙江無(wú)紙化會(huì)議，四視頻同步操作不卡頓，安全高效的數(shù)字無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)--峰火無(wú)紙化會(huì)議

“無(wú)紙化會(huì)議”**早是由聯(lián)合國(guó)非政府組織委員會(huì)于2003年提出，它用全電子模式運(yùn)作非政府機(jī)構(gòu)委員會(huì)，是努力提高委員會(huì)工作效率，改善工作方法的舉措之一。同年5月5日，聯(lián)合國(guó)總部的一號(hào)會(huì)議廳正式啟動(dòng)“無(wú)紙化委員會(huì)”，每次為委員會(huì)會(huì)議節(jié)省紙張4至8萬(wàn)份。2010年1月1日，聯(lián)合國(guó)對(duì)會(huì)議文件的使用、管理全面推行“無(wú)紙化”。

 縱觀國(guó)際國(guó)內(nèi)較成熟的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，從系統(tǒng)外觀來(lái)看，好似小型一體化電腦，集視頻顯示、計(jì)算機(jī)技術(shù)、智能觸控、通訊技術(shù)、軟件技術(shù)、書寫技術(shù)等多種功能于一身，能夠完成從資料查閱、文件批注到講稿導(dǎo)讀、會(huì)議記錄、會(huì)議室型號(hào)觸控切換等系列工作，無(wú)需分發(fā)大量的紙質(zhì)文件，使與會(huì)者**告別了紙質(zhì)材料。

 我**在多次會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，要以高度負(fù)責(zé)態(tài)度應(yīng)對(duì)氣候變化，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整，抓緊研發(fā)和推廣低碳技術(shù)，深入開展節(jié)能減排全民行動(dòng)，努力實(shí)現(xiàn)“十一五”節(jié)能減排目標(biāo)，踐行相關(guān)國(guó)家承諾。

在兩會(huì)期間，全國(guó)政協(xié)辦公廳新聞局負(fù)責(zé)人表示，本屆全國(guó)政協(xié)會(huì)議將大幅減少會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、大會(huì)發(fā)言報(bào)告等紙質(zhì)印刷品，主要通過委員辦公系統(tǒng)平臺(tái)及**站發(fā)布，僅此一項(xiàng)，可節(jié)省會(huì)議支出約200萬(wàn)元。

造紙用紙必要砍樹，在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的背景下更多實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”會(huì)議系統(tǒng)，不光是在厲行節(jié)約、提高會(huì)議效率，更是“生態(tài)綠肺”的福音。

    無(wú)紙化會(huì)議是一種全新的會(huì)議模式，它將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過程，為辦會(huì)和參會(huì)人員提供極為實(shí)用的工作平臺(tái)。

傳統(tǒng)會(huì)議模式面臨以下幾個(gè)方面的挑戰(zhàn)：

     辦會(huì)效率低：為舉辦一次會(huì)議，會(huì)務(wù)人員不得不進(jìn)行大量前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作。如：協(xié)調(diào)會(huì)議室使用、制作參會(huì)人員桌牌、收集和準(zhǔn)備會(huì)議資料、印刷會(huì)議資料、制作選票、統(tǒng)計(jì)選票、統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況、收集過程文檔、防止敏感會(huì)議資料丟失等。上述工作一個(gè)人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會(huì)議的組織不圓滿。

參會(huì)人員累：由于采用紙質(zhì)的會(huì)議資料，參會(huì)人員需要大量的精力才能定位到自己關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時(shí)還可能出現(xiàn)遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現(xiàn)形式，會(huì)議過程枯燥，尤其對(duì)于較復(fù)雜的議題參會(huì)人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報(bào)時(shí)，為了使用投影儀，頻繁換座位，導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)局面混亂。

應(yīng)變能力差：會(huì)議時(shí)參會(huì)人員發(fā)生變化，將無(wú)法提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會(huì)議資料在會(huì)前幾分鐘或會(huì)議中才收集準(zhǔn)備完畢，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會(huì)議質(zhì)量；

    表現(xiàn)形式單一：會(huì)議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使得會(huì)議過程枯燥，影響會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)類型的會(huì)議，如能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動(dòng)畫等，將起到事半功倍的效果。

    設(shè)備操作復(fù)雜：某些會(huì)議室引入了一些硬件設(shè)備，以提升會(huì)議品質(zhì)，如：投影儀、音響系統(tǒng)、影碟機(jī)。但由于各設(shè)備的接口和連線復(fù)雜，辦會(huì)人員難以掌握，或者出現(xiàn)問題后難以解決。

    資源浪費(fèi)嚴(yán)重：傳統(tǒng)會(huì)議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質(zhì)會(huì)議資料，會(huì)后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前，我國(guó)乃至全球，各種資源越來(lái)越匱乏，節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，已經(jīng)成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。

安全保密隱患：會(huì)議內(nèi)容涉及到國(guó)家秘密或商業(yè)秘密時(shí)，對(duì)會(huì)議資料的控制非常重要。傳統(tǒng)會(huì)議采用紙質(zhì)會(huì)議資料，很容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，難以**會(huì)議資料的安全。

傳統(tǒng)意義上的智能會(huì)議室，包括投影機(jī)、視頻/電話會(huì)議終端、電子白板等眾多設(shè)備，通過中控系統(tǒng)將各個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)連接起來(lái)，但其操作性依然顯得不夠友好。在傳統(tǒng)會(huì)議室里，人們?nèi)后w溝通的需求沒有被很好地滿足。而且隨著全球一體化進(jìn)程的加劇，人們對(duì)于在會(huì)議室里的溝通、協(xié)作以及提升效率的要求變得非常迫切。國(guó)家政策大力推進(jìn)無(wú)紙化會(huì)議進(jìn)程，聯(lián)合國(guó)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化會(huì)議，國(guó)家兩會(huì)大力報(bào)道無(wú)紙化會(huì)議的實(shí)用性，高效、節(jié)能、環(huán)保的總體大環(huán)境要求，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)勢(shì)在必行。

1.2無(wú)紙化會(huì)議趨勢(shì)

每開一次會(huì)，收一堆材料，看一遍就擱下……這是不少人的開會(huì)經(jīng)歷。目前，這種情況正隨著無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的推廣應(yīng)用而逐漸消失。現(xiàn)在開會(huì)不再分發(fā)紙質(zhì)資料，而是提供會(huì)議密碼，通過網(wǎng)上會(huì)議系統(tǒng)查看。“這項(xiàng)改革如果在全局大部分會(huì)議中全面應(yīng)用，一年可節(jié)約數(shù)百萬(wàn)元。”

據(jù)悉，2012年度南京市政協(xié)主席會(huì)、常委會(huì)印刷費(fèi)用約為7萬(wàn)元，十三屆一次全體會(huì)議印刷費(fèi)用約為36萬(wàn)元，錄制會(huì)議參考材料光盤等約為10萬(wàn)元，全年會(huì)務(wù)印刷總費(fèi)用約為53萬(wàn)元。開發(fā)建設(shè)電子會(huì)務(wù)系統(tǒng)全套硬件價(jià)格為50萬(wàn)元。如使用4年，可節(jié)約印刷費(fèi)用約150萬(wàn)元。“通過智能觸控終端閱讀資料、查閱文件更方便，開會(huì)節(jié)奏也快了。”據(jù)了解，自從采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)后，會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間大大縮短，同時(shí)也使議程更流暢緊湊，會(huì)議效率提高。

“無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是預(yù)先將會(huì)議資料上傳到服務(wù)器，其他終端設(shè)備可通過網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)器相連，會(huì)議開始后，服務(wù)器文件根據(jù)參會(huì)者權(quán)限自動(dòng)分發(fā)。”該系統(tǒng)支持智能人名顯示、按參會(huì)人員進(jìn)行智能排位，文件分類查看、章節(jié)定位、批注涂鴉、會(huì)議簽到、會(huì)議投票、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議交流、交互式電子白板等。

開會(huì)時(shí)，每個(gè)參會(huì)成員面前會(huì)有一臺(tái)可觸控智能會(huì)議一體終端，以往的紙質(zhì)材料難覓蹤影。參會(huì)者要查看相關(guān)資料，只需進(jìn)入系統(tǒng)，輕點(diǎn)相關(guān)圖標(biāo)就可查閱批注，并可以把本畫面一鍵觸控廣播到其他會(huì)議終端一起討論，同時(shí)支持其他會(huì)議終端退出同屏后，觀看其他會(huì)議文件，通過觸控按鍵從新回到廣播同屏界面，方便快捷。支持移動(dòng)U盤與其他視頻文件VCR等一鍵同屏到其他會(huì)議終端或大屏幕，完成會(huì)議系統(tǒng)的智能操作，互聯(lián)互通！

紙材料的印制、分發(fā)消耗了籌備人員的大量精力，還造成森林資源的浪費(fèi)，環(huán)境的破壞，不符合當(dāng)今環(huán)保低碳的潮流，更容易泄密。以往開完會(huì)，材料用完就扔了，如今在電子文件上做完筆記后可以轉(zhuǎn)存到電腦里，以備用時(shí)隨時(shí)調(diào)取。

1.3系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

此次建設(shè)的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)目標(biāo)是建設(shè)一個(gè)、統(tǒng)一的全高清視頻會(huì)議平臺(tái)，并能夠滿足各種不同類型會(huì)議的召開。具體來(lái)說應(yīng)達(dá)到以下幾項(xiàng)要求：

Ø  可靠穩(wěn)定的系統(tǒng)

由于現(xiàn)代多媒體數(shù)字智能化發(fā)展和更新速度極快，我們?cè)O(shè)計(jì)和選取的硬件核心設(shè)備（控制主機(jī)）必須是電信級(jí)高配置的；操作終端是國(guó)內(nèi)**的。軟件設(shè)計(jì)是在Windows系統(tǒng)上運(yùn)行的，并且設(shè)入了很強(qiáng)的管理手段與事故監(jiān)測(cè)手段（所有系統(tǒng)硬件開機(jī)自動(dòng)檢測(cè)、歷史事件記錄、硬件發(fā)生故障時(shí)，重新自動(dòng)地完成硬件資源分配、告警提示…）

Ø  簡(jiǎn)單易用的系統(tǒng)

為了**會(huì)議系統(tǒng)的良好效果，**為復(fù)雜的是會(huì)議前的準(zhǔn)備工作，需要組織人員占用大量的時(shí)間進(jìn)行調(diào)試。系統(tǒng)建設(shè)時(shí)該應(yīng)考慮會(huì)議系統(tǒng)的易用性，由使用部門開機(jī)即可使用，免除組織人員或系統(tǒng)維護(hù)人員調(diào)試時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用和時(shí)間成本。

Ø  靈活擴(kuò)展的系統(tǒng)

會(huì)議系統(tǒng)符合當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，我們?cè)诒敬蜗到y(tǒng)的方案設(shè)計(jì)中，必須考慮到今后的擴(kuò)展以及互聯(lián)互通需求。這就需要我們所提供的產(chǎn)品是符合ITU、ISO、IEC、GB標(biāo)準(zhǔn)的，而且適應(yīng)各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，我們提供的方案可以方便靈活地進(jìn)行系統(tǒng)擴(kuò)展以及互通。

Ø  安全保密的系統(tǒng)

會(huì)議中經(jīng)常涉及到交流一些機(jī)密信息，因此，系統(tǒng)的安全性就顯得尤為重要。我們從方案設(shè)計(jì)到產(chǎn)品選型，都充分考慮到整個(gè)系統(tǒng)的安全性和保密性，整個(gè)會(huì)議系統(tǒng)分為：后臺(tái)系統(tǒng)管理、主席端管理、終端密碼授權(quán)等多級(jí)安全體系，并且核心設(shè)備（控制主機(jī)）的系統(tǒng)配置與管理應(yīng)支持物理的隔離。

峰火電子在設(shè)計(jì)本方案時(shí)，采用了的視聽系統(tǒng)設(shè)計(jì)，采用了大量科技含量較高的產(chǎn)品，結(jié)合現(xiàn)代的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，做到整體解決方案系統(tǒng)化、集成化、數(shù)字化。

二、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)

2.1設(shè)計(jì)原則與依據(jù)

廣州峰火電子股份有限公司采用成熟的技術(shù)，選擇性能可靠的產(chǎn)品，使建成的系統(tǒng)突出“安全性、性、智能性和實(shí)用性”的特點(diǎn)。

    廣州峰火電子股份有限公司智能無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)全面解決方案是一項(xiàng)功能齊全的工程。為加快智能無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)工程的信息化建設(shè)步伐，提高進(jìn)行現(xiàn)代化、高質(zhì)量的會(huì)議系統(tǒng)、滿足會(huì)議廳堂擴(kuò)聲、視頻會(huì)議要求，推進(jìn)工程的建設(shè)和對(duì)外展示的形象，**發(fā)揮該系統(tǒng)自動(dòng)化的功效。在建設(shè)中，項(xiàng)目依據(jù)的總原則是：

Ø   系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)有較高的可靠性、穩(wěn)定性、安全性、可管理性、可擴(kuò)展性和兼容性；

Ø   系統(tǒng)化、集成化、數(shù)字化；

Ø   統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)范，統(tǒng)一建設(shè)，統(tǒng)一管理；

Ø   設(shè)備安裝、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)應(yīng)簡(jiǎn)單方便；

Ø   充分利用現(xiàn)有設(shè)施和資源，**限度持節(jié)省經(jīng)費(fèi)；